Un software de gestión es una herramienta indispensable para poder administrar y controlar una empresa de forma precisa y eficiente. Este tipo de programas simplifica muchas de las tareas que se realizan día a día en un negocio, permitiendo eliminar errores, ahorrar tiempo, esfuerzo y dinero y alcanzar mejores resultados a todos los niveles (operativo y financiero, por ejemplo).

Existen muchos tipos de programas de gestión empresarial, entre los que destacan hoy en día los sistemas ERP, pues permiten una gestión integral y centralizada de todas las áreas del negocio.

A continuación, hablaremos de los distintos tipos de programas de gestión disponibles en el mercado teniendo en cuenta diferentes criterios para su clasificación.

  1. Según su funcionalidad

Los programas para gestionar un negocio pueden clasificarse en diferentes tipos si se tiene en cuenta cuál es el objetivo de los mismos. Así nos podemos encontrar:

Facturación y contabilidad

Los programas tradicionales de gestión se suelen centrar en un área del negocio. Por ejemplo, las aplicaciones de facturación se encargan de la gestión de todo lo relacionado con las facturas a clientes, proveedores y control de almacén, mientras que los programas de contabilidad se encargan de la parte financiera como la realización de asientos contables, la generación de informes y balances, o la confección de impuestos a liquidar, entre otros.

CRM

En la era digital donde vivimos, con un mercado digitalizado y marcado por la tecnología, el cliente se ha convertido en el foco de las empresas. Gestionar las relaciones a todos los niveles con los clientes con un programa CRM (Customer Relationship Management) se ha convertido en la forma óptima para mejorar la atención al cliente y para poder ofrecer productos y servicios personalizados que satisfagan sus necesidades y demandas.

Este tipo de programas de gestión se complementan muy bien con los sistemas ERP, y se encargan de capturar, organizar, analizar y distribuir toda la información que genera una empresa en su relación con los clientes y clientes potenciales, independientemente del canal por el que se produzca, consiguiendo así ofrecerle una mejor experiencia en todo el customer journey (viaje del cliente).

Gestión de proyectos o reservas

Muchos programas de gestión están enfocados en la administración de proyectos. Este tipo de software presta especial atención al control de tareas, tiempos de ejecución y a facilitar y fomentar el trabajo colaborativo entre las distintas personas o grupos que forman el proyecto.

Las aplicaciones para gestionar reservas están diseñadas para facilitar el proceso de control de un sistema de reservas en negocios que trabajen con este modelo, como agencias de viaje, restaurantes, salones de belleza y similares. Gracias a estos programas se puede llevar una gestión eficiente y sencilla de las reservas con opciones de automatización, como alertas, avisos a clientes, anulación de reservas, calendario de disponibilidad, etc.

Sistemas ERP

Un sistema ERP (Enterprise Resource Planning) o de planificación de los recursos empresariales es un programa de gestión empresarial completo, que se encarga de centralizar toda la información que maneja un negocio en una base de datos centralizada, organizándola y distribuyéndola a todos los departamentos.

Este tipo de programas funciona con un sistema modular que es escalable, por lo que las empresas pueden elegir qué áreas de su negocio pueden gestionar, descartando aquellos módulos que no se adapten a su modelo de negocio.

Aunque hace algunos años los ERP se asociaban solo a grandes empresas y corporaciones (sobre todo, por su alto coste económico), hoy en día existen muchas soluciones ERP destinadas a toda clase de empresas, independientemente de su tamaño o del sector en las que operen.

Sistemas SGA

Los sistemas de gestión de almacenes o SGA son programas informáticos especialmente desarrollados para controlar y gestionar todos los procesos de logística de un almacén. Son utilizados por empresas que manejan una gran cantidad de productos y requieren de un alto nivel de automatización para poder gestionar su stock.

  1. Según su tipo de licencia

La licencia o permiso de uso es otro criterio por el que podemos clasificar los tipos de programa de gestión para empresas.

Licencia y mantenimiento

El modelo tradicional del software de gestión empresarial sigue el modelo de licencia y mantenimiento, es decir, la empresa paga una licencia por el programa y puede utilizar esa versión sin tener que realizar ningún otro desembolso económico por ello.

Para poder actualizar el programa a una nueva versión o para recibir soporte o mantenimiento se paga una cantidad aparte al precio de la licencia.

Pago por uso

Este tipo de software cada vez es más común ya que se adapta mejor a las necesidades y características actuales de las empresas. Con estas licencias de pago por uso las empresas pagan una cuota mensual (trimestral, semestral o anual) por utilizar el programa de gestión. 

El precio de esa cuota por uso depende normalmente del número de usuarios y de las funcionalidades que se contraten.

  1. Software de gestión según su implementación

Según el tipo de instalación e implementación del programa de gestión en la empresa podemos encontrar:

Cloud

Son programas que funcionan en la nube y a los que la empresa puede acceder a través de una plataforma online utilizando un dispositivo conectado a internet. El software no está instalado en los servidores de la empresa, sino que se encuentra en centros de datos externos.

Con esta modalidad de software las empresas evitan gastos de infraestructura y de mantenimiento y actualización de software, y añaden un alto nivel de movilidad a su negocio, pudiendo acceder a las aplicaciones desde cualquier dispositivo, lugar y horario.

On-premise

Los programas on-premise se encuentran instalados dentro de los servidores o infraestructura de la empresa, recayendo sobre ella toda la responsabilidad en materia de seguridad, actualizaciones, reparaciones y mantenimiento.

  1. Según su coste

Un aspecto importante a la hora de seleccionar un programa para gestionar una empresa es su coste. Si tenemos en cuenta este criterio podemos dividir el software de gestión.

Opensource o código abierto

Los programas de código abierto son una gran alternativa para que las empresas puedan acceder a programas de gestión de forma gratuita sin tener que asumir una alta inversión o el pago de una cuota periódica.

Son programas desarrollados bajo el modelo de código abierto donde muchos programadores contribuyen para crear programas seguros, funcionales y de libre uso.

Programas comerciales

Son programas de gestión desarrollados por empresas especializadas y que tienen un coste económico. Las ventajas de estos programas son su nivel de calidad, su constante actualización y su alto nivel de soporte.

  1. Según su grado de personalización

Atendiendo a cómo se desarrollan los programas de gestión se pueden encontrar en el mercado:

Software estándar

Son programas desarrollados para gestionar una empresa o proyecto de forma genérica o global. Con este tipo de programas se puede administrar una empresa de cualquier tamaño o sector al disponer de las características básicas y comunes de la mayoría de negocios.

Este tipo de software suele ser más económico, pero carece de funciones específicas para cada área o sector que no lo hacen eficiente para una gestión empresarial moderna.

Software verticales

Son programas a medida que cuentan con características propias de un sector y que permiten llevar una gestión más eficiente adaptadas a las necesidades particulares de cada empresa.

Sin duda, el software vertical es la mejor solución para que una empresa pueda disponer de un sistema de gestión adaptado a sus características, aunque su coste es bastante más elevado que el de una solución tradicional. 

  1. Según el tipo de empresa

También podemos encontrar en el mercado programas de gestión que se adaptan a cada tipo de negocio, o incluso a cada departamento

Un ejemplo de este tipo de programas es un sistema ERP enfocado para autónomos y pymes, permitiendo que este tipo de negocios puedan disfrutar de una gestión centralizada y modular.

Otro ejemplo de este tipo de software es un programa para la gestión de un área particular de la empresa, como puede ser un programa para la gestión de los recursos humanos.

Con un software de gestión empresarial las empresas pueden controlar todo lo que sucede en su negocio y así tomar mejores decisiones. Dentro de los diversos tipos de programas de administración y gestión de empresas, los sistemas ERP se presentan como la alternativa integral más completa para poder gestionar todas las áreas del negocio e incrementar la productividad y competitividad de la empresa.